1. טופס 161- הודעת מעביד על פרישה מעבודה של עובד כאמור, לצרכי מערכת מס הכנסה הוכן טופס 161 חדש וחובה להשתמש אך ורק בו. טופס זה ימולא ע"י המעביד, בעת פרישה, כאשר לעובד הפורש נצברו זכויות לפיצויים ו/או לתגמולים (של עמית שכיר) ו/או לקצבה, בתקופת העבודה אצל המעביד.
2. הטופס ימולא רק ע"י המעביד, בין אם הכספים משולמים על ידו במישרין ובין אם באמצעות קופות גמל. מובן שמותר למעביד להיעזר בקופה או ביועץ מקצועי לצורך מילוי הטופס, אולם האחריות לנכונות הפרטים היא על המעביד.
3. קופות המשלמות כספים עקב פרישה לא ימלאו טופס 161.
4. המעביד יפרט בטופס את המשכורת האחרונה לצרכי חישוב המענק, ואת כל הזכויות שצבר העובד בתקופת העבודה אצלו. סוגי הזכויות ידווחו בצורת קודים (לפי טבלאות סיווג שפורטו בטופס) על מנת לאפשר קליטה במערכת מס הכנסה הממוחשבת.
5. זכויות שצבר העובד בגין עבודה נוספת, בתקופת העבודה אצל המעביד, ידווחו על ידי העובד, והמעביד אינו אחראי לדווח עליהם. המעביד רשאי לחשב בעצמו את סכום המענק הפטור ממס, ואת סכום הניכוי מחלק המענק החייב, רק אם העובד המציא לו עותק מטופס 161א (ראה פיסקה (2) להלן) הממולא כיאות, ועל פי הצהרת העובד לא היו לו פרישות נוספות ממעבידים אחרים, בתקופת העבודה אצל המעביד. אם היו פרישות נוספות בתקופת העבודה, חובה להפנות את העובד לפקיד השומה.
6. בהעדר פרישות נוספות כאמור, המעביד רשאי לחשב בעצמו את סכום הפטור ואת סכום הניכוי במקור, גם אם המענק משולם ע"י גורם אחד נוסף (קופת גמל), והוא רשאי להורות לקופה מהו המס שעליה לנכות במקור. אם המענק משולם ע"י יותר מגורם אחד – ככלל, חובה על המעביד להפנות את העובד הפורש (או שאיריו) לחישוב הפטור ע"י מי שמוסמך לערוך תיאום מס. כחריג לכלל, אין חובה להפנות את העובד הפורש לעריכת תיאום מס מראש, בכל אחד מהמקרים הבאים (ובלבד שהצהיר, כאמור לעיל, שלא היו לו פרישות ממעבידים אחרים בתקופת העבודה): (1) על פי חישובי המעביד, סך המענקים שיקבל העובד מכל המקורות אינו עולה על תקרת הפטור על פי החוק. במקרה זה רשאי המעביד להורות לכל המשלמים – גם ליותר מאחד – לשלם את המענק בלא ניכוי מס במקור. (2) הפטור ניתן על ידי גורם משלם אחד נוסף מלבד המעביד, וכל יתר המשלמים מנכים מס בשיעור המירבי על פי הפקודה. (3) הפטור ניתן על ידי גורם משלם אחד נוסף מלבד המעביד, וכל יתר המשלמים הם קופות לקיצבה (כולל קרנות פנסיה) והעובד בחר ברצף קיצבה על מלוא הסכומים הצבורים לרשותו בקופות אלה. לתשומת לב: חובה על המעביד לשלוח את הטופס אל פקיד השומה, גם כאשר שילם את המענק וחישב בעצמו את הפטור ואת סכום המס שיש לנכות, וגם כאשר הורה למשלם אחר לעשות כן.
7. טופס 161א – הודעת עובד עקב פרישה מעבודה טופס זה ימולא בעת פרישה, ע"י עובד הזכאי לפיצויים ו/או קיצבה. ללא מילוי הטופס לא יוכל הפורש ליהנות מפטור למענק או לקיצבה ובקשתו ל- רצף פיצויים או ל- רצף קיצבה לא תיענה. בנסיבות מסוימות יידרש נישום למלא טופס זה בגין פרישה בעבר. כמו למשל אם הוא מבקש ליהנות מפטור בגין תקופות רצף או אם הוא מבקש לחזור בו מרצף שביקש בעבר. במקרה זה יידרש העובד למלא פרטים על עבודות בתקופה שקדמה לעבודתו אצל המעביד ממנו פרש לאחרונה. להבדיל ממעביד הבקי בנושא, עשוי העובד הפורש להיתקל בקושי למלא את הטופס והוא יוכל להיעזר במעביד או בנותני האישורים במשרדי השומה.
8. העובד הפורש ימלא בטופס פרטים על תשלומים וזכויות שצבר בגין עבודות אחרות – בין אם קודמות לתקופת העבודה ממנה פרש לאחרונה, ובין אם בתקופה חופפת – הכול כנדרש בטופס ו/או על ידי פקיד השומה. כן ידווח העובד על קצבאות שהיוון בעבר וקיבל בגינן פטור. חלקו האחרון של הטופס מיועד לבקשות העובד בהתאם לפקודה: (1) פטור למענק במגבלות סעיף 9(7א). המעביד רשאי אף הוא לתת את הפטור או להורות למשלם אחר לתיתו, והכול בהתאם לאמור בחוזר זה ובכפוף לתקנות ולהנחיות המנהל כפי שיפורסמו מעת לעת. (2) בקשה מיוחדת להגדלת הפטור למענק ע"י המנהל. המנהל הסמיך את פקידי השומה להגדיל את הפטור למענק, עד לגובה של 150% מסכום המענק או עד לסכום תקרת הפטור – לפי הנמוך. הגדלת הפטור תינתן רק למי שלא שולם עבורו לקופה לקיצבה מקיפה בגין שנות העבודה בשלהן משולם המענק. מערכת מס הכנסה תוכנתה לקבוע בעצמה את הזכאים להגדלת הפטור ואת סכום הפטור המוגדל. (3) פטור לקיצבה על פי סעיף 9א, על חשבון הפטור למענק. מערכת מס הכנסה, בשילוב עם שאילתה IMAS, תקבע את הזכאים לפטור בהתאם להגיעם ל- גיל פרישה, או בשל נכות יציבה של 75% לפחות, ותחשב את סכום הפטור, לנוכח ניצול פטור לפיצויים בשל שנות עבודה עבורן משולמת הקיצבה. (4) יעוד כספים לפיצויים (רצף פיצויים). עם הפעלת מערכת מס הכנסה, מוסמך פקיד השומה לאשר קבלת הודעה על רצף פיצויים ואין עוד צורך לפנות לנציבות מס הכנסה לצורך אישור כאמור.האישור על רצף, כמו ההודעה לקופות, יונפק רק באמצעות מערכת מס הכנסה. מחלקת קופות גמל בחטיבה המקצועית תנחה את המשרדים בדבר הכללים לאישור רצף פיצויים. (טרם מבוצע במשרדי פקיד השומה אלא רק בנציבות מס הכנסה– נכון לחודש 12/2007.) (5) יעוד כספים לקיצבה (רצף קיצבה). כמו בעבר, פקיד השומה יאשר קבלת ההודעה על רצף, וינפיק אישור לעובד ולקופה, באמצעות מערכת מס הכנסה. (6) פריסת החלק החייב במס של ה מענק או של קיצבה מהוונת (בקשת פריסה תלווה בטופס נפרד המיועד לפריסה). פקיד השומה הוסמך לאשר פריסה בהתאם להוראות המנהל כפי שייקבעו מעת לעת. לתשומת לב: גם מעביד שחישב בעצמו את הפטור למענק ו/או את ניכוי המס, או הורה למשלם אחר לעשות כן, חייב להעביר טופס זה לפקיד השומה ביחד עם טופס 161.
9. טופס 161ב – הודעת שארים על הפסקת עבודה עקב מוות הטופס ימולא ע"י בן זוגו של עובד שנפטר, ובהעדר בן זוג – ע"י מי שהוסמך על פי דין לטפל בעיזבונו של הנפטר. מלבד פרטי השאירים וזכויותיהם, ידווח בטופס על זכויות שנצברו בעבר על שם המנוח. זאת על מנת ששנות עבודה קודמות יילקחו בחשבון בחישוב הפטור למענק.
10. טופס 116ג – בקשה לפריסה על פי סעיף 8(ג) טופס זה אינו ייחודי לפריסת מענק ול היוון קיצבה, אלא מיועד גם לפריסת הפרשי שכר ופדיון חופשה. בקשה לפריסה ניתן להגיש בשלב הניכוי במקור וגם בעת הגשת דו"ח שנתי לשנה בה נתקבלה ההכנסה בגינה מבוקשת הפריסה. מערכת הפרישה תטפל רק בפריסה קדימה של מענק חייב והיוון קיצבה חייב. בעתיד יטופל בשומה גם בפריסה אחורנית ובהכנסות מסוג שכר ודמי פדיון חופשה.
11. טופס 161ג – הודעה על חזרה מרצף פיצויים / קיצבה נושא החזרה מרצפים עדיין לא הושלם במערכת. אישורים בעניין זה יונפקו בשלב זה באורח ידני. טופס זה ימולא ע"י מי שמבקש לחזור בו מרצף פיצויים או קיצבה, ויאפשר למערכת מס הכנסה לקבוע אלו קופות נפתחות אוטומטית בעת בקשה לחזרה מרצף. לתשומת ליבכם: בקשה למשיכת כספי פיצויים, אם מקופה לפיצויים ואם מקופה לקיצבה, גוררת אחריה חזרה מכל הרצפים בקופות גמל לפיצויים, לגבי כספים שנתבקש בשלהם רצף. כספים בקופה לפיצויים, שמקורם בהפקדות של מעביד חדש שהעובד עדיין לא פרש מעבודתו אצלו, יישארו מופקדים בקופה עד ליום הפרישה. חלק ב' לטופס מיועד למי שביקשו רצף עד לתאריך 9.12.2000, בטרם תיקון 120 לפקודה, שאז הם רשאים ליהנות מפטור נוסף למענק, גם אם ניצלו בעבר פטור מלא למענק בגין אותה תקופת עבודה.